郵件的傳送必須經由多個步驟才可以將信件傳送達收件者。郵件系統管理者每天面臨用戶的各種奇怪問題，如果沒有好的系統紀錄這些資訊及快速工具可以查閱，將造成管理者很大的負擔。Nusoft 研發的郵件伺服器設備提供簡易的信件送收紀錄，有別於一般郵件系統將所有紀錄存放於一個檔案中，Nusoft 採用每一封信都有一個各別的完整記錄，管理者只要找到有疑問的信件，很容易就可以檢查該信件的連線紀錄來分析信件的問題，讓郵件管理工作更輕鬆。
如何判別郵件方向 ?
首先要了解一封信件由 “寄信者” 送抵 “收信者” 中間的傳送過程是如何進行。參考下圖說明:
由左邊開始， Sender 使用 outlook 正在書寫一封信件，完整信件必須包含”收件者”, ”主旨”及 “信件內容”。
1.當信件完成後，按下 “傳送” 寄出，這封信就送往公司的郵件主機 ( MLS A )處理。此時 MLS A 就會有一筆該信件的 “ SMTP 由外至內” 的紀錄。
2. MLS A 收到這封信，會暫時將信放在佇列 ( Queue) 中等待寄送，, 並依照收信者的網域 ( Domain ) 來判斷是屬於自己公司的網域 (本機網域 Local Doamin ) 或是外部網域，本機網域則直接將信傳送給內部用戶。
若是寄給其他公司外部網域則透過 DNS Server 找出收信端相關的 MX 記錄, 將信寄給 MLS B ，同時在 MLS A 會有一筆 “SMTP 由內至外” 的紀錄。
3.MLS B 代表 B 公司同樣使用 Nusoft的郵件設備，收到由別家公司寄過來的信件, 會先做必須的 Spam/Anti-virus 過濾檢查 ( DNS 反解, RBL IP 黑名單… ) 通過後, 若收件者帳號正確, 就會將該信件收下，此時 MLS B 會有一筆該信件的 “ SMTP 由外至內” 的紀錄。
4. B公司用戶(收信對象)使用 POP3/IMAP4 收取信件，MLS B於 “POP3 連線紀錄” 留下該用戶收信紀錄。到此就完成郵件寄送過程，信件理應抵達 “收信者” 信箱。
流程清楚後，當用戶信件出現問題，就可以順著寄送過程一一檢查，查出問題所在。雖然 MLS 有詳細紀錄可以參考及判斷，建議管理者可以先看看有問題用戶是否收到錯誤通知的信件 ? 大部分的信件傳送出現問題，負責轉寄的郵件主機都會寄發錯誤通知給原始寄件者，先檢查通知信內容可以幫助問題點正確判斷。
案例說明 :
1.客戶說信件已經寄給我公司，但一直沒收到 ?
確定客戶的Email 地址及寄送日期/時間，檢查 MLS 的 “ SMTP 由外至內” 的紀錄“。
檢查方式可以搜尋對方寄件者郵件地址，或是對方郵件主機 IP。就可以由日誌判斷是何種問題。另一種情況是我方完全沒有對方紀錄 ? 這情形可判斷是對方問題，必須請對方檢查他們的郵件主機寄信紀錄。
2.我公司的同事寄信給國外客戶，對方沒收到?
確定國外客戶的Email 地址及寄送日期/時間，檢查 MLS 的 “ SMTP 由內至外” 的紀錄“。確定信件寄出是否異常 ?
必要時也要檢查 MLS 的 “ SMTP 由外至內” ，看看自己同事寄出來的信是否順利被 MLS 郵件設備接收。
如何判別郵件方向 ?
首先要了解一封信件由 “寄信者” 送抵 “收信者” 中間的傳送過程是如何進行。參考下圖說明:
由左邊開始， Sender 使用 outlook 正在書寫一封信件，完整信件必須包含”收件者”, ”主旨”及 “信件內容”。
1.當信件完成後，按下 “傳送” 寄出，這封信就送往公司的郵件主機 ( MLS A )處理。此時 MLS A 就會有一筆該信件的 “ SMTP 由外至內” 的紀錄。
2. MLS A 收到這封信，會暫時將信放在佇列 ( Queue) 中等待寄送，, 並依照收信者的網域 ( Domain ) 來判斷是屬於自己公司的網域 (本機網域 Local Doamin ) 或是外部網域，本機網域則直接將信傳送給內部用戶。
若是寄給其他公司外部網域則透過 DNS Server 找出收信端相關的 MX 記錄, 將信寄給 MLS B ，同時在 MLS A 會有一筆 “SMTP 由內至外” 的紀錄。
3.MLS B 代表 B 公司同樣使用 Nusoft的郵件設備，收到由別家公司寄過來的信件, 會先做必須的 Spam/Anti-virus 過濾檢查 ( DNS 反解, RBL IP 黑名單… ) 通過後, 若收件者帳號正確, 就會將該信件收下，此時 MLS B 會有一筆該信件的 “ SMTP 由外至內” 的紀錄。
4. B公司用戶(收信對象)使用 POP3/IMAP4 收取信件，MLS B於 “POP3 連線紀錄” 留下該用戶收信紀錄。到此就完成郵件寄送過程，信件理應抵達 “收信者” 信箱。
流程清楚後，當用戶信件出現問題，就可以順著寄送過程一一檢查，查出問題所在。雖然 MLS 有詳細紀錄可以參考及判斷，建議管理者可以先看看有問題用戶是否收到錯誤通知的信件 ? 大部分的信件傳送出現問題，負責轉寄的郵件主機都會寄發錯誤通知給原始寄件者，先檢查通知信內容可以幫助問題點正確判斷。
案例說明 :
1.客戶說信件已經寄給我公司，但一直沒收到 ?
確定客戶的Email 地址及寄送日期/時間，檢查 MLS 的 “ SMTP 由外至內” 的紀錄“。
檢查方式可以搜尋對方寄件者郵件地址，或是對方郵件主機 IP。就可以由日誌判斷是何種問題。另一種情況是我方完全沒有對方紀錄 ? 這情形可判斷是對方問題，必須請對方檢查他們的郵件主機寄信紀錄。
2.我公司的同事寄信給國外客戶，對方沒收到?
確定國外客戶的Email 地址及寄送日期/時間，檢查 MLS 的 “ SMTP 由內至外” 的紀錄“。確定信件寄出是否異常 ?
必要時也要檢查 MLS 的 “ SMTP 由外至內” ，看看自己同事寄出來的信是否順利被 MLS 郵件設備接收。
